Weet jij welke laptops en telefoons jullie hebben?
En bij welke medewerkers?

Een CMDB (Configuration Management Database) is een centrale registratie van alle IT-apparaten in je organisatie: wie heeft wat, hoe oud is het, wat is de status en wanneer moet het vervangen worden. Het verschil met een losse registratie is dat een goede CMDB leeft: wijzigingen worden automatisch bijgehouden door de processen die eromheen draaien. Zonder CMDB neem je beslissingen op basis van onderbuikgevoel in plaats van data.

De meeste organisaties beheren hun CMDB los van de processen eromheen. Een laptop wordt uitgeleverd, maar niemand werkt de registratie bij. Een medewerker vertrekt, maar het apparaat blijft op zijn naam staan. Dat is geen kwestie van slechte discipline, maar van een verkeerde opzet. Zolang je CMDB-beheer afhankelijk is van handmatige invoer, loopt je data altijd achter de feiten aan. De oplossing is een CMDB die automatisch wordt bijgewerkt vanuit de processen zelf: bestellen, uitleveren, repareren, innemen.

Een spreadsheet is een momentopname die veroudert zodra je hem opslaat. Niemand werkt hem graag bij, en na een paar maanden vertrouwt niemand de data meer. Een CMDB die gekoppeld is aan je lifecycleprocessen wordt automatisch bijgewerkt bij elke bestelling, reparatie, inname of vervanging. Geen handwerk, altijd actueel.

Kijk naar drie dingen: volledigheid (staan alle apparaten erin?), actualiteit (kloppen de eigenaren en statussen?) en dekking (zijn garanties en levenscyclusdata ingevuld?). Als je bij een willekeurige medewerker niet binnen tien seconden kunt zien welke apparaten diegene heeft en hoe oud ze zijn, is er werk aan de winkel. Met apparaatbeleid maak je dit meetbaar: je definieert regels en ziet direct welk percentage van je vloot voldoet.

Meer dan je denkt. Apparaten die zoekraken of vergeten worden kosten direct geld. Bij audits of een ISO 27001-traject kun je niet aantonen welke apparaten waar zijn en of data veilig is gewist. Je koopt te veel of te laat in omdat je geen zicht hebt op vervanging. En met CSRD-rapportage in aantocht heb je Scope 3-data nodig die alleen uit een actuele CMDB kan komen.

Voor CSRD Scope 3-rapportage moet je kunnen aantonen wat de impact is van je IT-apparatuur: hoeveel apparaten je hebt, hoe lang ze meegaan, wat er gebeurt aan het einde van de levenscyclus. Een actuele CMDB is de basis voor die berekening. Zonder goede data kun je niet rapporteren, laat staan sturen op duurzamere keuzes zoals langer gebruik of gecertificeerde herplaatsing.

ServiceNow en Topdesk zijn ITSM-tools: sterk in incidentbeheer en serviceprocessen. Maar de CMDB-module daarin wordt zelden goed bijgehouden, omdat er geen directe koppeling is met de fysieke processen: uitlevering, reparatie, inname, vervanging. Dat is precies het gat dat een lifecycle-CMDB vult. Het kan naast je ITSM-tooling draaien, of er juist mee geintegreerd worden zodat je het beste van beide werelden hebt.

Dat is juist een goed startpunt. Je hoeft niet eerst alles op orde te hebben voordat je kunt beginnen. Met CMDB Compleet brengen we je apparaten in drie stappen in kaart. Eerst combineren we data uit bronnen die je al hebt: Active Directory, HR-systemen, MDM, inkoopdata. Daarna inventariseren we bij medewerkers van wie we nog geen complete informatie hebben. En als het nodig is doen we een fysieke inspectie op locatie voor apparaten zonder eigenaar. Vanaf dat moment houden de processen in het platform je CMDB automatisch actueel, zodat je niet opnieuw in dezelfde situatie belandt. Meer over CMDB Compleet

Door het beheer niet los te zien van de processen. Als je bestelling, uitlevering, reparatie en inname via hetzelfde platform lopen, wordt elke wijziging automatisch verwerkt in de CMDB. Niemand hoeft handmatig rijen bij te werken. De CMDB is geen apart systeem dat je moet onderhouden, maar het resultaat van je dagelijkse werkprocessen.

Ja. Het platform werkt standalone, zonder integraties. Koppelingen met Entra ID, HR-systemen of je ITSM-tool zijn optioneel en kunnen later stapsgewijs worden toegevoegd. Je hoeft niet alles tegelijk in te richten om waarde te halen uit een kloppende CMDB.

Afterservice werkt via je IT-leverancier. Die zet het platform in als onderdeel van zijn dienstverlening, in zijn eigen huisstijl. Ken je Afterservice nog niet via je leverancier? Neem contact op, dan kijken we samen hoe we je kunnen helpen. Starten kan snel: er is geen langdurig implementatietraject nodig.